Associazioni studentesche riconosciute: creazione, diritti, doveri

I passi per ottenere lo status di associazione studentesca riconosciuta sono, sui campus di Lugano:

1. Formulare in maniera concisa lo scopo della nuova associazione.
2. Verificare nell’elenco delle associazioni riconosciute se esistano già associazioni con un profilo simile. Se così fosse, vagliare la possibilità di collaborare con l’associazione esistente.
3. Valutare se l’associazione proposta sia sostenibile nel tempo e in particolare se esista un potenziale ragionevole di attrarre annualmente nuovi membri in grado di garantire l’avvenire delle attività dell’associazione.
4. Riflettere su come le attività dell’associazione si inseriscano nella comunità universitaria e su come sviluppare programmi ed eventi che promuovano il senso identitario dell’USI.
5. Creare il nucleo direttivo dell’associazione composto da almeno 3 persone: nominare il Presidente, il Vice-presidente e il Tesoriere. I membri del nucleo direttivo sono i rappresentanti legali dell'associazione. Indicare i loro nominativi, contatti e università di appartenenza nella domanda di riconoscimento (Modulo per la domanda dello status di associazione studentesca riconosciuta, disponibile negli allegati).
   Il Presidente dell'associazione deve essere uno studente regolarmente immatricolato all'USI; la categoria di studente comprende in questo contesto anche i dottorandi. Vice-presidente e Tesoriere possono essere in caso alumni o collaboratori dell'USI oppure studenti di altre istituzioni accademiche svizzere riconosciute o di altre istituzioni accademiche riconosciute e legate all'USI da accordi in ambito formativo.
6. Assicurarsi un minimo di altri 10 studenti che abbiano interesse a partecipare alle attività dell’associazione. Gli interessati devono essere studenti e almeno 7 di essi devono essere studenti regolarmente immatricolati all’USI; gli altri 3 possono essere studenti di altre istituzioni accademiche svizzere riconosciute o di altre istituzioni accademiche riconosciute e legate all’USI da accordi in ambito formativo. Nomi e indirizzi e-mail degli interessati sono da indicare nella domanda di riconoscimento. 
7. Redigere lo statuto della nuova associazione, secondo il modello disponibile negli allegati e/o il modello delle altre associazioni.
8. Firmare l'impegnativa che conferma l'assenza di finalità lucrative (disponibile negli allegati).
9. Leggere attentamente le sezioni "benefici" e "doveri e obblighi".
10. Compilare e inviare la domanda di riconoscimento con gli allegati richiesti.

Che cosa succede dopo l'invio della domanda di riconoscimento?

Dopo l'invio della domanda di riconoscimento la procedura prevede i seguenti passaggi:

• il coordinamento per le associazioni studentesche esprime il proprio preavviso sul riconoscimento all'attenzione del Prorettore per la formazione e la vita universitaria dell'USI; il preavviso non è vincolante;
• il Prorettore per la formazione e la vita universitaria dell'USI decide sul riconoscimento. La decisione viene comunicata ai richiedenti dal coordinamento per le associazioni studentesche.

Quanto dura il riconoscimento?

Il riconoscimento iniziale è valido:

• per le associazioni che vengono riconosciute durante il semestre autunnale (settembre-gennaio):
  fino al 31 dicembre dell'anno successivo.
• per le associazioni che vengono riconosciute durante il semestre primaverile (febbraio-agosto)
  fino al 31 dicembre dello stesso anno.

Il riconoscimento è in seguito rinnovabile. Ogni rinnovo è valido per un anno. Il rinnovo è da effettuare nei tempi e nelle modalità descritti nella sezione Doveri e obblighi.

Link utili:

Documenti ufficiali e basi legali USI
Art. 60-79 CC

Lo status di “associazione studentesca riconosciuta” comporta l’inserimento nell’elenco delle associazioni riconosciute e dunque la possibilità di usufruire dei seguenti benefici - le associazioni studentesche hanno preso visione ed accettano quanto riportato nella sezione doveri e obblighi, e il diritto dell’Università della Svizzera italiana di verificarne il rispetto.

Sede delle associazioni studentesche riconosciute (aula 129, Campus Ovest Lugano, palazzo principale)

Ricordiamo che è fondamentale che tutti lascino l’aula pulita e in ordine, e che sia usata solo per scopi inerenti le attività dell’associazione. In caso si riscontrassero comportamenti non corretti, l’Università si riserva il diritto di non concedere più l’uso di tali spazi

L’accesso all’aula tramite badge viene abilitato al Presidente.

L’occupazione dell’aula è gestita tramite il calendario della casella postale Aula 129 ([email protected] (indicare il nome dell’associazione, nome e contatto telefonico di un responsabile). La mail specifica [email protected] è inattiva.

Sostegno finanziario per progetti nel contesto della Corporazione studentesca.

Le associazioni studentesche riconosciute possono candidare proposte all’attenzione del Consiglio studentesco, l'organo che guida la Corporazione studentesca, con la relativa richiesta di sostegno finanziario.

Candidare alla Corporazione la proposta di un’associazione studentesca

Richiesta di spazi

Possibilità di portare negli spazi dell’USI esposizioni o eventi di interesse per gli studenti o per il pubblico, previa autorizzazione dell'Università (si prega di fare riferimento al documento: Prenotare o affittare spazi sui campus come associazione studentesca riconosciuta).

Inviare la richiesta a [email protected].

Prenotazione gratuita delle aule (e delle relative attrezzature audio-video) per scopi strettamente legati alle attività dell’associazione (Sono escluse le feste studentesche).

Le richieste di prenotazione aule sul Campus Ovest Lugano (palazzo principale, palazzo rosso e palazzo nero) sono da inviare direttamente dalla e-mail dell’associazione a [email protected] (in copia [email protected]), indicando capienza, data, ora e scopo con almeno 7 giorni di anticipo (la disponibilità di aule durante le ore di lezione, in particolare tra le 8.00 e le 17.30, è estremamente limitata).

Le associazioni sono autorizzate a occupare gli spazi solo previa conferma da parte di [email protected].

Auditorio e Aula magna

Auditorio e Aula magna non sono concessi in via gratuita alle associazioni studentesche. Le associazioni devono seguire la normale procedura amministrativa di richiesta. Per informazioni: https://www.usi.ch/it/universita/dove-siamo/sede-congressuale.

Per le associazioni studentesche l’amministrazione può prevedere condizioni agevolate (eccezioni sono possibili con il preavviso favorevole del Prorettore per la formazione e la vita universitaria), contattare [email protected]).

Spazi esterni, link utili (la lista non è esaustiva):

Random: un progetto della Città di Lugano
Random mette a disposizione nel fine settimana lo Studio FOCE gratuitamente per le realtà giovanili che desiderano organizzare eventi. Il FOCE è da anni un apprezzato polo artistico e culturale di Lugano, completamente dedicato alle arti teatrali, alla musica e alla cultura.
Studio Foce: https://www.foce.ch/spazi/programmazione-e-affitto-spazi

Città di Lugano, altri spazi, condizioni e pricing da definire con i referenti: https://www.luganoconventions.com/it/organizza/configura-il-tuo-evento

Banchetto (stand)

Per porre un banchetto sul campus di Lugano occorre prenotare lo spazio desiderato (atrio dello stabile principale, spazio esterno sotto la mensa).

Prenotare scrivendo a [email protected] (in copia [email protected]), indicando data, ora e scopo. La prenotazione deve essere fatta con un anticipo di almeno 7 giorni.

Una volta ricevuta la conferma della prenotazione dello spazio, inoltrare tale conferma a [email protected] (in copia [email protected]), chiedendo il materiale necessario (banchetto, sedie). Il Servizio logistica provvederà a portare il materiale in data, ora e luogo concordati.

Esposizione roll-up

Per esporre un roll-up (poster con supporto) sul campus di Lugano occorre prenotare lo spazio desiderato (atrio dello stabile principale, atrio del palazzo rosso).

Ricordiamo che le associazioni devono provvedere in modo autonomo sia alla stampa sia all’esposizione del roll-up, che deve dunque essere già dotato del relativo supporto.

Prenotare scrivendo a [email protected] (in copia [email protected]), e indicando scopo, contenuto del roll-up e giorni in cui si desidererebbe esporlo (da … a …). La prenotazione deve essere fatta con un anticipo di almeno 7 giorni.

Una volta ricevuta la conferma della prenotazione dello spazio, è possibile procedere.

Assegnazione di una casella postale @usi.ch

Ottenuto il riconoscimento, con il Presidente dell’associazione verrà concordato un indirizzo @usi.ch per l’associazione, conforme alle direttive dell’Università in tema. In seguito, la casella mail sarà creata e gli amministratori del sistema informatico forniranno al Presidente dell’associazione le credenziali di accesso. La casella sarà accessibile via webmail (mail.usi.ch) con diritto di inviare email agli studenti (non a gruppi collettivi, Studenti Bachelor, Studenti Master, Dottorandi, vedi sezione "Attivazione di una Newsletter USI"). La possibilità di invio ad altri gruppi della comunità USI può essere concessa in via d'eccezione con il consenso del Prorettore per la formazione e la vita universitaria.

Le associazioni studentesche sono tenute a un uso appropriato della casella mail @usi.ch (in particolare per quanto riguarda frequenza e contenuto dei messaggi).

Attivazione di una Newsletter USI

Viene attivata una Newsletter USI per la comunicazione con il proprio pubblico di riferimento agli indirizzi collettivi disponibili in Outlook (Studenti Bachelor, Studenti Master, Dottorandi).
L’uso degli altri indirizzi collettivi non è consentito. Le associazioni studentesche sono tenute a un uso appropriato della newsletter USI, in particolare per quanto riguarda frequenza e contenuto dei messaggi.

Per attivare la Newsletter compilare il formulario al seguente link Request new newsletter account | USI Desk .
IMPORTANTE: Selezionare "Associazione studentesca" nel primo campo del form "tipo di entità".

Sito su un dominio usi.ch

Le associazioni che volessero ospitare un sito su un dominio usi.ch sono invitate a segnalarlo a [email protected], indicando:

• un responsabile amministrativo del futuro sito (nome, cognome, email) scelto tra i membri del comitato direttivo dell’associazione;
• un responsabile tecnico / webmaster del futuro sito (nome, cognome, email);
• necessità o meno di un database.

Il Servizio comunicazione istituzionale prenderà quindi contatto con l’associazione per concordare un indirizzo URL conforme alle direttive dell’Università in tema. Una volta creato il dominio, i servizi informatici provvederanno a fornire le credenziali per accedervi. Lo spazio messo a disposizione è uno spazio UNIX.

Ricordiamo che l’Università mette a disposizione solo il dominio. Il sito dovrà essere realizzato in maniera autonoma dall’associazione. Sul sito dovrà essere ospitato un disclaimer che lo identifica come il sito di un’associazione studentesca, che non rientra sotto la responsabilità dell’Università della Svizzera italiana. Un modello di disclaimer è riportato nella sezione Doveri e obblighi.

Stampati

Per le associazioni è disponibile un buono di 100 CHF per anno accademico (1 settembre - 31 agosto) presso il CopyCenter da usare per stampati – volantini, locandine, etc. – di promozione delle proprie attività. I materiali da stampare devono essere prodotti in maniera autonoma.

La richiesta di stampa deve essere inviata con almeno 7 giorni di anticipo scrivendo via mail a [email protected] (in copia [email protected]).

I materiali devono essere inviati in versione PDF, specificando le quantità desiderate. Per volantini, locandine e poster, i principali formati di stampa disponibili sono A3, A4, A5 e roll-up (84,1 cm x 200 cm). I biglietti da visita devono essere in formato 5,5 cm x 8,5 cm, disposti su un A4. Ricordiamo che su stampati e biglietti da visita delle associazioni studentesche non è possibile usare il logo dell’USI (vedi anche sezione Doveri e obblighi).

Pubblicazione eventi

possibilità di richiedere la pubblicazione dei propri eventi sul sito dell’USI e sulla newsletter USIFlash (comunicazione interna). Il Servizio comunicazione istituzionale selezionerà gli eventi più rilevanti per la comunità.

Scrivere a [email protected] (in copia [email protected]).

Consulenza

breve consulenza da parte del Servizio comunicazione istituzionale su eventuali comunicati stampa (la comunicazione dovrà però essere fatta in maniera autonoma), sull’uso dei social media per la promozione delle proprie attività e sulla costruzione di una propria identità visiva.

Scrivere a [email protected] (in copia [email protected]).

Merchandising

possibilità di richiedere merchandising dell’USI per eventi particolari al Servizio orientamento e promozione, che valuterà se concederlo a seconda della natura dell’attività e della disponibilità del merchandising.

Scrivere a [email protected] (in copia [email protected]).

Link utili:

wetube: https://www.rsi.ch/web/prodotti/rsi/wetube/

Accettando lo status di “associazione studentesca riconosciuta”, le associazioni studentesche accettano anche i seguenti doveri e obblighi, e il diritto dell’Università della Svizzera italiana di verificarne il rispetto. 

 Obblighi generali

Le associazioni studentesche riconosciute dall’USI devono essere costituite per svolgere attività di carattere culturale, formativo, ricreativo, di sostegno alla didattica e/o di rappresentanza della componente studentesca che non si pongano in sostituzione o contrasto con attività istituzionali, valori, diritti, statuti, regolamenti, disposizioni o interessi dell’USI. Le attività devono essere a favore degli studenti e senza finalità di lucro. L’assenza di finalità di lucro deve essere attestata anche tramite la relativa impegnativa, che deve essere presentata alla nascita dell’associazione e che l’USI potrà chiedere di presentare nuovamente su base regolare.

Le associazioni si devono ispirare a principi di democrazia e uguaglianza dei diritti di tutti gli associati.

Le associazioni si assumono la totale responsabilità delle attività che organizzano e delle proprie azioni più in generale e accettano che l’Università della Svizzera italiana non possa in nessun caso essere considerata responsabile per le loro attività e azioni.

Le associazioni sono invitate a partecipare attivamente alle iniziative promosse dall’USI e dal coordinamento per le associazioni studentesche nell’interesse delle associazioni stesse.

Contabilità

Le associazioni sono tenute a redigere una semplice contabilità di entrate e uscite. L’USI si riserva il diritto di eseguire verifiche della contabilità, con la sola finalità di garantire il rispetto delle finalità istitutive, in particolare l’assenza dello scopo di lucro.

Le associazioni possono stringere accordi di sponsorizzazione e/o collaborazione di carattere commerciale con terzi, purché tali accordi non abbiano finalità di lucro e più in generale siano finalizzati esclusivamente a permettere o favorire attività nell’interesse degli associati e della comunità studentesca. Gli accordi di sponsorizzazione e collaborazione devono essere stipulati in forma scritta e conservati; su richiesta, ne deve essere consentita la visione da parte dell’USI. Eventuali eccedenze derivanti da sponsorizzazioni o collaborazioni devono essere reinvestite completamente nelle attività dell’associazione. Sponsorizzazioni e collaborazioni che prevedano flusso di denaro devono essere contabilizzate.

Attività di comunicazione 

Nessuna associazione studentesca può presentarsi come un’entità ufficiale dell’Università della Svizzera italiana o promuovere una propria attività lasciando credere che sia organizzata dall’Università della Svizzera italiana. Pertanto nelle comunicazioni delle associazioni, su qualsiasi canale e in qualsiasi forma, non è permesso l’uso del logo dell’USI. Le associazioni possono presentarsi come “un’associazione studentesca attiva all’Università della Svizzera italiana / all’USI”, ma non come “un’associazione studentesca dell’Università della Svizzera italiana / dell’USI”.

Per la comunicazione con il proprio pubblico di riferimento agli indirizzi collettivi (Studenti Bachelor, Studenti Master, Dottorandi) viene attivata una Newsletter USI.
L’uso degli altri indirizzi collettivi non è consentito. Le associazioni studentesche sono tenute a un uso appropriato della newsletter USI, in particolare per quanto riguarda frequenza e contenuto dei messaggi

Nelle comunicazioni email diffuse tramite la propria casella mail USI, o comunque indirizzate a destinatari @usi.ch, le associazioni sono tenute a: 

• usare esclusivamente gli indirizzi disponibili in Outlook. L’uso degli indirizzi collettivi non è consentito. 
• inserire sempre gli indirizzi disponibili in Outlook nel campo “copia per conoscenza nascosta” (Ccn / Bcc). Questo evita che gli indirizzi possano essere ricostruiti e usati da terzi. 
• inserire sempre il Prorettore per la formazione e la vita universitaria ([email protected]) e il coordinamento per le associazioni studentesche ([email protected]) in copia al messaggio. 
• spedire messaggi dal peso appropriato; consigliamo di non superare 1-2 MB; 
• accompagnare sempre le proprie comunicazioni con una frase che identifichi il mittente come associazione studentesca, del tipo: “[nome dell’associazione] è un’associazione studentesca che si pone l’obiettivo di …”; 

Nell’uso della casella @usi.ch le associazioni sono tenute a rispettare le direttive dell’USI in tema di uso della rete e delle infrastrutture informatiche e la normativa vigente sulla protezione della sfera privata. Usando la propria casella @usi.ch, le associazioni accettano inoltre che l’USI, nel rispetto della normativa vigente sulla protezione della sfera privata, possa effettuare verifiche sull’uso appropriato della casella postale. 

Ogni associazione nella presentazione sul proprio sito o sui propri canali social network è tenuta a indicare chiaramente nella descrizione e/o nelle informazioni ("about", "bio", “disclaimer” ...) che il profilo, gruppo o pagina non è ufficialmente legato all'Università della Svizzera italiana (USI) e che dunque l'USI non può essere considerata responsabile per i suoi contenuti. Può essere usato un disclaimer di questo tipo: “[nome dell’associazione] è un’associazione studentesca che si pone l’obiettivo di …. Le associazioni studentesche sono entità autonome e non rappresentano in nessun caso l’USI”.

Nelle attività di comunicazione le associazioni sono tenute a:

Utilizzare contenuti appropriati. Non sono permessi in particolare: 

• contenuti diffamatori, calunniosi, offensivi, sessisti, razzisti, discriminatori, che incitano alla violenza, che rappresentano molestia o che ledono alla dignità, integrità o reputazione delle persone; 

• attacchi personali e minacce; 
• contenuti di carattere pornografico o osceno; 
• contenuti formulati in linguaggio volgare o formulati in una lingua che non sia l’italiano, l’inglese, il francese, il tedesco o il romancio; 
• pubblicità, propaganda o contenuti commerciali; 
• contenuti ingannevoli, spam; 

• file che contengono virus, cavalli di Troia, worm, time bomb, cancelbot ecc., file corrotti o qualsiasi altro software o programmi simili che possono danneggiare il funzionamento del computer o la proprietà di altri utenti; 
• contenuti che violano la proprietà intellettuale, la privacy o in generale i diritti di terzi o la legge. 

Curare la correttezza delle informazioni che siano riferite all’USI (ex: nomi di istituti, titoli e afferenze di professori e docenti, …). il coordinamento per le associazioni studentesche è a disposizione per ogni aiuto. 

Indicare chiaramente le proprie finalità, i campi di interesse, la lingua delle proprie attività (si raccomanda se possibile di includere sia l’italiano sia l’inglese) e il nominativo dei propri rappresentanti legali. 

I contenuti dei siti e dei profili social delle associazioni sono totalmente a cura e di responsabilità delle associazioni stesse. Per i contenuti dei siti ospitati su dominio .usi.ch valgono le stesse direttive valide per le comunicazioni diffuse tramite la casella mail USI dell’associazione o comunque indirizzate a destinatari @usi.ch. 

Responsabilità nell’utilizzo delle infrastrutture dell'USI  

Le associazioni studentesche sono tenute a riconsegnare gli spazi di cui usufruiscono in ordine e puliti, con le attrezzature integre e funzionanti. Nello svolgimento di tutte le proprie attività sono inoltre tenute al rispetto della normativa generale, in particolare per quanto concerne sicurezza e quiete pubblica. La responsabilità della cura degli spazi e delle attrezzature è dei rappresentanti legali dell’associazione, i quali saranno chiamati a rispondere per eventuali danni o problemi. 

Le associazioni non possono in ogni caso fare uso di spazi e materiali senza la relativa conferma da parte dell’Università (vedi sezione “benefici”). 

Diritti di controllo dell'USI 

Le associazioni riconoscono e accettano il diritto dell’Università della Svizzera italiana di verificare il rispetto degli obblighi qui definiti e di sospendere o togliere lo status di “associazione riconosciuta” e/o i relativi benefici, in tutto o in parte. La decisione è presa dal Prorettore per la formazione e la vita universitaria. 

L’USI si riserva il diritto di sospendere o togliere il proprio riconoscimento e sostegno a un’associazione, e/o a determinate possibilità e modalità di usufrutto dei benefici da parte dei membri dell’associazione, in particolare nei seguenti casi: 

• mancato rispetto delle finalità istitutive dell'associazione o ragionevole dubbio circa il mancato rispetto delle finalità istitutive dell’associazione; 
• atti e comportamenti imputabili all'associazione o ai membri dell’associazione che siano lesivi dei diritti, degli statuti, dei regolamenti, delle disposizioni, dell'immagine, della dignità, del decoro, del nome o degli interessi dell’USI o della sua comunità studentesca, oppure dei diritti, dell'immagine, della dignità, del decoro o del nome di terzi in generale; 
• mancata osservanza degli altri obblighi qui definiti. 

La decisione è presa dal Prorettore per la formazione e la vita universitaria, dopo adeguata istruttoria, in cui è chiesto all’associazione di presentare la propria posizione. 

Un’associazione che perda il riconoscimento per motivi non gravi (per esempio la mancanza del numero minimo di soci in un determinato anno) può ottenerlo nuovamente ripetendo la relativa procedura. Può essere riproposto il precedente statuto. 

L’USI si riserva il diritto di modificare le presenti disposizioni in maniera unilaterale, previo avviso alle singole associazioni. 

Rinnovo del riconoscimento 

Per rinnovare il riconoscimento, le associazioni devono compilare il modulo per il rinnovo del riconoscimento (disponibile in Allegati). 
Nel modulo è richiesto di presentare: 

• un elenco aggiornato del nucleo direttivo.
  Almeno uno dei membri del nucleo direttivo dell’associazione deve essere uno studente regolarmente immatricolato all’USI; gli altri due possono essere in caso alumni o collaboratori dell'USI oppure studenti di altre istituzioni accademiche svizzere riconosciute o di altre istituzioni accademiche riconosciute e legate all'USI da accordi in ambito formativo. La categoria di studente comprende in questo contesto anche i dottorandi.
• un elenco aggiornato di tutti i soci.
  Le associazioni dovranno avere tra i propri soci almeno altri 7 studenti regolarmente immatricolati all’USI. Più in generale, gli studenti regolarmente immatricolati all'USI devono continuare a rappresentare una quota significativa dei soci. La categoria di studente comprende in questo contesto anche i dottorandi.
• un resoconto delle attività svolte durante l’anno precedente.
• un programma di massima delle attività previste per l’anno successivo.

Insieme al modulo per il rinnovo le associazioni devono presentare anche:

• l’impegnativa che conferma l’assenza di finalità lucrative (disponibile in Allegati), nuovamente controfirmata.

La documentazione richiesta deve essere presentata tra il 1 novembre e il 15 dicembre di ogni anno. Sulla base della documentazione il Prorettore per la formazione e la vita univeristaria prenderà la decisione in merito al rinnovo.