La forza dei Servizi dell'USI

Il Dies academicus è stata un’occasione per mostrare l’energia dell’USI, anche in queste delicate circostanze. La recente situazione sanitaria ha presentato infatti nuove sfide e anche i collaboratori dei Servizi hanno dovuto affrontare modalità alternative di lavoro e portare avanti compiti abituali e nuovi progetti con strumenti di interazione a distanza. Abbiamo voluto approfondire l’importante ruolo delle collaboratrici e dei collaboratori dell’USI con Cristina Largader, Direttrice amministrativa, e il Direttore amministrativo aggiunto per l’Accademia di architettura Antoine Turner.

L’USI ha risposto all’emergenza continuando a navigare senza sosta e nell’intraprendere nuove rotte di viaggio dettate dalla situazione gli sforzi delle collaboratrici e dei collaboratori è stato fondamentale. “Ora che le misure si allentano ed il frastuono della pandemia diminuisce, possiamo renderci conto che è un risultato straordinario quello ottenuto dalle nostre collaboratrici e dei nostri collaboratori, un fatto che dimostra la forza dei Servizi USI e della collaborazione di tutti: la flessibilità e la forte volontà in questo momento particolarmente delicato è stata preziosa” affermano Cristina Largader e Antoine Turner.

Per la prima volta è stato infatti adottato un piano pandemico, seguendo le disposizioni condivise a livello federale e cantonale. Gli obiettivi erano due: proseguire le attività garantendo la protezione dei collaboratori. Sin dall’inizio "pianificazione" è stata la parola chiave: “è stato fondamentale elaborare i possibili scenari futuri e informare i collaboratori fin dagli albori della pandemia. Siamo così stati in grado di mobilitare tempestivamente le nostre risorse umane, logistiche e informatiche per affrontare una prima fase di lavoro lontani dai campus” spiegano i due Direttori. La predisposizione di spazi per favorire l’office-splitting, norme igieniche accresciute, piani di supplenza, potenziamento delle infrastrutture di telelavoro sono solo alcuni degli accorgimenti presi per affrontare la situazione. Come sottolineato da entrambi i Direttori, i collaboratori hanno incrementato in tempi rapidissimi le proprie competenze digitali, anche grazie al grande lavoro del servizio informatico e dell’eLab, e imparato inoltre a svolgere nuovi compiti a supporto dei vari team più sollecitati. 

Le fasi successive dell’emergenza sono state affrontate grazie ad un importante lavoro di squadra tra Servizi, che hanno così messo in gioco le proprie competenze: per esempio il Servizio informatico ha contattato gli utenti per verificare potessero affrontare al meglio il passaggio al mondo del lavoro digitale, il Servizio del personale e quello per le pari opportunità si sono rivolti ai collaboratori con figli per offrire loro sostegno e ancora le biblioteche hanno cercato di continuare a offrire le loro prestazioni nonostante le restrizioni. In generale poi i responsabili dei Servizi hanno creato un dialogo costante con i team per gestire i carichi di lavoro e dare un appoggio anche a chi era emotivamente scosso dalla situazione, aspetto che sottolinea l’importanza del dialogo e delle interazioni. E non è mancata la creatività, per restare distanti ma vicini: pensiamo all’offerta di attività sportive online, che diventano occasioni per fermarsi a parlare con i colleghi, le iniziative di pause caffè digitali per condividere esperienze, i concorsi, senza dimenticare l’impegno del team comunicazione per raccontare “storie” ai tempi del coronavirus e nel realizzare online gli eventi rivolti anche alla comunità più allargata.

Quali insegnamenti si possono trarre per il futuro da questa emergenza, nel medio e lungo termine? “Nell’immediato ci sarà bisogno di ancora più mobilità interna, basti pensare che lo svolgimento degli esami online richiederà l’impiego di dieci collaboratori amministrativi extra per i servizi informatici, che saranno formati prima di giugno. Il servizio qualità sta elaborando inoltre un ‘Protocollo di protezione per i collaboratori e per gli ambienti di lavoro dell’USI’” spiega Largader. Il telelavoro e il consolidamento della presenza anche digitale dell’Università rimarranno un cardine solido, anche quando si tornerà gradualmente agli incontri in presenza. “Questa crisi ha permesso di verificare diversi processi e mettere a fuoco possibili miglioramenti, dimostrando che telelavoro e sportelli virtuali funzionano e possono essere ottimizzati tra i campus. Sul medio termine si vede però anche l’importanza di un’interazione sociale fisica: l’emergenza rinsalda la squadra, che ora necessita dell’interazione reale per mantenere lo spirito e gli equilibri che definiscono un gruppo” conclude Turner.

Pubblichiamo qui i nomi dei vincitori del concorso #ServiziUSI, che ha premiato le tre immagini più creative delle postazioni smartworking condivise dai collaboratori: complimenti a Cristina Elia, il team de L'ideatorio e a Elia Bertolini!